如何做 To-Do List？

你有做過 To-Do List 嗎？我每個工作天都會做個 Daily To-Do List，計劃每天要完成的事。自從創立自己的網站和其後的 Consulting Firm 後，發現 To-Do List 越來越雜亂無系統 (也因為有很多大事，小事也一手包辦)。因此，我決定檢討我做 To-Do List 的方法，到目前為止，我每天定下一個簡潔的To-Do List，實在省下不少時間，現附上一些分享：

 

首先，關於 ”To-Do List” 本身：

-    要把 Daily To-Do List 和 Weekly To Do List 分開。他們有一個非常不同的重點，最明顯的原因，在於 Daily To-Do List 有一個更嚴格的時限。但是，我也傾向把需要在幾天內完成的Task放在我的 Daily To-Do List 內，好比自己可以知道接下來需要做甚麼，並更好地利用我的潛意識提我做事。
-    Daily To-Do List 內的 Task 以數字排名，由1開始，1代表最迫切要完成的 Task。
-    隨身攜帶你做的”To-Do List” ，並與可能涉及的人分享（可以與你的iPhone/工作和家裡的電腦同步）

 

和一些關於 Task 的技巧：

-    要更好地規劃你的一天，你要把你的Tasks有效的分類並盡量安排在同一時段內進行類似Task。 （如安排內部會議在早上，所有要打的電話都按排在下午）
-    列出具體Tasks的細節 ，能讓你集中注意力減少分心。

    [例1] 為每月會議作準備（不太好）VS 準備好每月會議要用的簡報和數據（好，包含具體內容和要準備的細節）
    [例2] 聯繫各部門主管（不太好）VS 以電子郵件與所有部門主管跟進新產品的銷售情況（好，包含了目的和方法）

 

最後:

-    嘗試在前一天製作Daily To-Do List。如果需要的話，在當天作出適當的微調。
-    不要 overdo 你的Daily To-Do List（如每天有超過15個Task，你必須要考慮把Task分類或減小當天的工作）。事實上。一個無法實現的To-Do List，只會讓你絕望。

P.S. 以上也適用於秘書/私人助理和需要與你老闆準備每天的清單/時間表的人仕。